Diventare Assistente Virtuale: gli errori da evitare all’inizio

Negli anni  ho visto un tale cambiamento nell'industria delle Assistenti Virtuali, e così tanti di quelli che io chiamo "cattivi consigli" dati a chi si approccia a questa professione, da voler fare un po’ di ordine nella giungla delle leggende metropolitane che mi sento raccontare nelle call con le mie clienti.

Quali sono le cose da evitare quando si avvia un’attività di Assistenza Virtuale?

1. La strategia del FAKE IT UNTIL YOU MAKE IT

Su questo ci sarebbe tanto da scrivere, e prima o poi lo farò, ma oggi cercherò di essere breve.

Io capisco cogliere l'occasione per imparare qualcosa di nuovo, ma bisogna essere onesti con i propri clienti. Fai loro sapere che sei disposta ad imparare - non fingere.

Fingere significa che non sei davvero sicura di quello che stai facendo.
La mancanza di fiducia significa che hai le capacità e sai quello che stai facendo, solo che non l'hai ancora fatto abbastanza per essere sicura di te.
Per esempio, hai preso lezioni per imparare WordPress ma non l'hai ancora offerto come servizio.

Vuoi davvero fingere con i tuoi clienti? Stai lavorando nel loro business - il loro bambino.
Si fidano che tu possa fare quello che dici. Ricordati che sono in gioco la tua attività e la tua reputazione.

Oh... e se stai pensando di offrire servizi di tipo back-end come il social media marketing o gli strumenti tecnici, assicurati di ricevere la formazione di cui hai bisogno, e i necessari aggiornamenti periodici.

2. Lavorare gratis

Perché dovresti lavorare gratis?
Le tue conoscenze, abilità e competenze sono preziose e dovresti essere pagata per questo.
Quando si lavora gratis non si valorizza il lavoro che si fa o se stessi. Per non parlare del fatto che le persone che vogliono le cose gratis possono rivelarsi clienti da incubo.

Vedo un sacco di persone che dicono di lavorare gratis per un testimonial, ma tu stai comunque dando via il tuo tempo e le tue conoscenze. E... valgono qualcosa, no? Sì, certo che valgono!

Invece di lavorare gratis, offri magari una tariffa scontata, uno speciale pacchetto di lancio, una vendita flash, ma non lavorare MAI GRATIS.

E una volta finito il lavoro chiedi una testimonianza, ti aiuterà a far percepire meglio il tuo lavoro e ad alzare progressivamente le tue tariffe.

3. È facile, chiunque può farlo (Essere un’Assistente Virtuale)

No, non è vero.
Non è facile e non tutti sono tagliati per diventare Assistente Virtuale.
Prenditi il tempo necessario per capire veramente cosa serve per avere successo.

Impara tutto quello che puoi sulla professione, su come si svolge la giornata di un’Assistente Virtuale, sui pro e sui contro, in modo da poter prendere la decisione giusta per te.
Sappi che all'inizio c'è molto lavoro da fare, ma ne vale la pena per la libertà e la flessibilità che otterrai.

Ricorda... è un business NON un lavoro qualunque, come quelli che hai fatto sino a ora.

Avviare un'attività e imparare tutto quello che c'è da sapere sull'essere un imprenditore e Assistente Virtuale richiede una quantità enorme di lavoro.

Se non è per te, va bene. Basta rendersi conto che non è facile. 

4. Puoi guadagnare 5.000 euro nei tuoi primi 30 giorni

Nessuno può garantire quanto guadagnerai in qualsiasi periodo di tempo... punto.
Ci sono così tanti fattori che incidono sul successo di una VA.

È possibile fatturare da subito 5.000 euro al mese? Certo, ma è l'eccezione NON la regola.

Questo è uno stratagemma di marketing usato per attirare la tua attenzione.

Il potenziale per fare questo tipo di soldi c'è, ma devi darti il tempo ... questo NON è una via facile per arricchirsi in fretta.

5. Devi ottenere una certificazione come Assistente Virtuale

Scriverò anche su questo, per ora lo riassumerò qui.

Non ci sono vere e proprie "Certificazioni per Assistenti virtuali". In Italia al momento NON esiste alcuna certificazione approvata a livello industriale.

Ora, so che ci sono alcuni enti che offrono pseudo certificazioni, ma attenzione, c'è una grande differenza tra un attestato di frequenza a un corso e una certificazione! Non farti abbindolare ….

6. Ottenere il tuo primo cliente, poi dopo capire cosa fare

Non è un buon modo per avviare un'attività di successo.
Un'impresa è un sistema.
È necessario impostare i sistemi di business prima di lavorare con i clienti.

Se stai cercando di costruire un'attività di successo e dare ai tuoi clienti un'esperienza di prima classe, fai un favore a te stessa e a loro, non seguire questo brutto consiglio.

Prenditi il tempo necessario per avviare la tua attività prima di acquisire il tuo primo cliente. 

Per fortuna la mia crescita durante il mio primo anno di attività è stata solida.
Ma i sistemi di back-end della mia attività erano un vero disastro.
Non avevo moduli di assunzione per i clienti, né l'automazione predisposta per gestire i compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo che facevo ogni giorno.
Ogni settimana sprecavo ore di lavoro non fatturabile e questo mi costava tempo e denaro, e non è davvero quello che ti consiglio!

7. Come iniziare la tua attività senza soldi da investire

Per avviare un'attività come Assistente Virtuale  avrai bisogno di un po' di soldi.
Non sto parlando di migliaia di euro qui, probabilmente si può partire con 1.000- 2.000 euro.
So che sembrano tanti - soprattutto quando non li hai, ma non è necessario investirli tutto in una volta.

Crea un budget per te stessa - fai una ricerca per scoprire quanto costano le cose. Tutto varia in base al luogo in cui vivi e al tipo di servizi che offri.

Ricorda... stai costruendo un'attività NON un hobby. E... vuoi che abbia successo, giusto? Allora dovrai investire un po’ in questo.

Basta rendersi conto che c'è un investimento per avviare qualsiasi attività - nulla è gratuito.

8. Come avviare un'impresa senza esperienza

Sono pronta a scommettere che circa il 90% di tutte le Assistenti Virtuali ha iniziato con livello di esperienza di ZERO, non sono mai state freelance prima d'ora e tantomeno sono mai state imprenditrici.

Non serve esperienza come Assistente Virtuale per avviare un'attività di VA.

Ma... è necessario avere un po' di esperienza nel lavoro individuale con i clienti. Se non ce l’hai, sarà un viaggio molto più difficile. 

9. "Se sei confusa o non sai cosa farti pagare, inizia da 20 euro all'ora"

Una delle cose peggiori che ho visto secondo me è consigliare a chi è confusa di partire da 20€.

Questo è davvero un pessimo consiglio.

Come può qualcuno dirti che 20 euro è quello che dovresti far pagare? Come fa a saperlo?

Non basta tirare fuori un numero da un cappello e dire "chiedi questo". (Se lo fai... probabilmente fallirai in fretta o ti renderai conto che devi aumentare le tue tariffe per sopravvivere).

Prima di tutto, dovresti conoscere le tue necessità perché tutti noi abbiamo una cifra diversa che dobbiamo guadagnare per avere successo. L'ultima cosa che vuoi fare è avviare la tua attività e poi dover lottare per i soldi.

Ci sono clienti che ti pagheranno quello che vuoi o di cui hai bisogno. Devi solo crederci!

La mia migliore analogia è che ci sono allenatori che guadagnano 100 euro l'ora e ci sono allenatori che guadagnano 50.000 euro l'ora ed entrambi hanno clienti.

Uno dei più grandi errori che ho commesso quando ho iniziato a lavorare è stato sottovalutare le mie competenze.

Lavoravo per una delle più importanti multinazionali giapponesi prima di diventare un VA e quando ho avuto il mio primo cliente come Assistente Virtuale, guadagnavo 10 euro all'ora.
Il mio primo cliente mi ha chiesto cosa mi aspettavo di guadagnare e io ho detto 10 euro. 10 euro!

Il termine "conoscere il proprio valore" non è un termine che mi piace usare perché non mi sembra che quello che guadagni abbia nulla a che fare con il tuo valore.
Ma ti dirò questo, sappi qual è il giusto valore di mercato per i servizi che offri e combinalo con l'esperienza di tutta la vita che porti al tuo cliente.
Poi capisci quanto devi guadagnare ogni mese e fatti pagare in base a questo, non a qualche "Penso che dovrei far pagare solo questo perché (inserisci qualche scusa sul perché non sei ancora abbastanza brava)”.

Mi dispiacerebbe vederti sottotariffare per la tua esperienza e avere difficoltà a pagare le bollette perché hai seguito i consigli di qualcuno che ti ha detto che se sei confusa o non sai cosa far pagare puoi cominciare  a 20 euro l'ora!

10. Non scegliere una nicchia

All’inizio, accettavo tutto: se i clienti avevano soldi e avevano bisogno di aiuto amministrativo, io ero dappertutto come un vestito a buon mercato.

Ho detto di sì a lavorare con chiunque avesse dei soldi da darmi, e questo mi ha portato ad avere clienti in molti settori diversi, a cui fornivo servizi molto diversi fra loro.
Ho dovuto imparare a usare dei software specifici, che richiedevano tempo e potevano essere usati solo per alcuni dei miei clienti. Non sono stata in grado di dedicare il mio tempo a imparare il tipo di software che mi appassionava perché ero troppo occupata a servire la miriade di clienti che avevo.
Inoltre, quando mi è stato chiesto "cosa fai" ho sempre detto qualcosa di generico perché, diciamocelo, non avevo una nicchia specifica. Questo rendeva il marketing doppiamente difficile.

11. Accettare qualsiasi tipo di cliente o di lavoro

NON prendere il lavoro solo per i soldi se non ti senti a tuo agio: te ne pentirai e ti risentirai con il tuo cliente.
Lavora invece per dire di sì ai clienti giusti.
Non sai chi sono questi clienti? Pensa alle aziende in cui hai lavorato e alle persone per cui hai lavorato e che hai amato. È un ottimo inizio.

12. Non avere i contratti e accordi in vigore

Questo è talmente ovvio, ma spesso siamo così impegnate nell'avviare e gestire la nostra attività che ci dimentichiamo alcuni dei dettagli più cruciali, come avere contratti e accordi stesi da un legale PRIMA di iniziare a lavorare per il primo cliente.

13. Avere la sindrome della perfettina

Non so dirti quanti minuti al giorno ho sprecato navigando in rete cercando di trovare il font giusto per un progetto che poi magari non è andato in porto, o per creare la grafica perfetta con Canva.

Oh e vogliamo parlare di  FACEBOOK?
Tutti noi veniamo risucchiati nel vortice dei social media e facciamo fatica a uscirne. Per l'amore di tutte le cose sacre, ti prego di smetterla. Trascorri la giornata in attività che possono far progredire i tuoi affari.

Abituati a dire a te stessa "qual è il ROI di questa attività?”
Il momento più attivo della giornata tende ad essere la mattina, quindi non usarlo per navigare sul web o rispondere alle e-mail, usalo per lavorare sulla tua attività e ottenere clienti!

14. Avere un sito web che assomiglia a quello che ha progettato mia cuggina

Sto scherzando, non è così male, ma non ti rende giustizia e credo che probabilmente anche tu ne sia imbarazzata.

Considera questo, il tuo sito web è la persona che ti sostituisce 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quando non puoi.
Il tuo sito web deve mostrare quanto sei capace e sorprendente in ogni senso della parola.
Assicurati che i link funzionino, di aver eseguito la copia attraverso un programma per controllare gli errori ortografici e grammaticali.

15. Non investire in te stessa

Vuoi sapere perché le persone più ricche del mondo hanno tanto successo?

Investono in se stesse.

Il primo investimento che Warren Buffet (il secondo uomo più ricco del mondo) ha fatto è stato in un libro per insegnargli come investire, il secondo è stato un vero e proprio investimento.

Passa anche l'80% del suo tempo a leggere libri. Perché? Perché attraverso i libri e i corsi si impara ad essere più bravi nel proprio mestiere.

Il milionario autoprodotto Steve Siebold ha intervistato 1.200 delle persone più ricche del mondo per scoprire quali caratteristiche condividono. Un tratto che quasi tutti avevano in comune? Leggono di tutto, dai libri di automiglioramento alle autobiografie.

Invece di quardare la TV o di navigare su FB, investi nella tua istruzione, nei nuovi programmi di produttività, ecc. Ci sono un sacco di risorse gratuite che possono aiutarti in questo senso.

Tutti gli errori di cui sopra possono essere evitati avendo accesso ai processi, agli strumenti, ai modelli, ai contratti, al coaching e al mentoring per essere sicuri di fare le cose per bene.